はんこレス実現への基礎知識
はんこレスに必要なソフトやサービス
本連載では、3月3日に発売された“脱はんこ”を実現するためのノウハウが身に付く書籍『できるはんこレス入門 PDFと電子署名の基本が身に付く本』から、“脱はんこ”の実現に必要となる基礎的な知識が身に付くレッスンを抜粋してお届けします。書籍ではさらに具体的に主要な電子署名サービスの利用方法などを細かく解説しているので、ぜひご購入ください。
「はんこ」を使わずに、社内で書類を回覧したり、外部と契約したりできるようにしてみましょう。まずは、全体の流れを確認しておきましょう。
「はんこレス」の流れ
電子的な「はんこ」を使う方法は大きく分けて2通りあります。ひとつは社内回覧などで、認印として使える「電子印鑑」を使う方法、もうひとつは外部との契約など公式な文書でも使える「電子署名」を使う方法です。『できるはんこレス入門 PDFと電子署名の基本が身に付く本』ではどちらの方法も解説していますので、それぞれに対応する章を参照してください。
電子印鑑・電子署名導入の流れ電子印鑑の準備：印影や書類の作成、編集ソフト
続いて、はんこレス必要なものをそろえましょう。認印として社内回覧などで使える電子印鑑は、PDF形式の文書を扱うPDFソフトや印影の画像ファイルを用意するだけで、すぐにはじめられます。文書形式として一般的に普及しているPDFや普段文書の作成に使っているWordなどには、印影や画像ファイルを貼り付ける機能が搭載されているので、その機能を使って、はんこの画像を貼り付ければ、認印として使えます。
PDFソフトで、PDFに認印を押すように押印できる【HINT！】印影はどうやって用意するの？
印影を用意する方法はいくつかあります。紙に捺印した印影をスキャナで取り込んで加工してもかまいませんが、印影を簡単に作成できるWebサービス「くいっくはんこ」などを利用して作ると簡単です。また、簡易なデザインでかまわなければ、PDFソフトのAdobe Reader DCで作成することもできます。
「くいっくはんこ」で印影を用意文書の保管や共有の準備：クラウドストレージサービス
「はんこレス」を実現するには、社内で文書を回覧したり、外部の取引先に契約書を送ったり、関係者で文書を共有したり、契約済みの文書を保管したりするためのしくみも必要です。メールだけでは文書の保管や管理が煩雑になりがちなので、OneDriveやGoogleドライブ、Adobe Document Cloudなどのクラウドストレージサービスを活用しましょう。文書の保管、送信、共有などが簡単にできるうえ、セキュリティの心配がなく、安全に文書を管理できます。
【OneDrive】Windowsに統合されており、Microsoftアカウントを設定すれば、すぐに利用できる【Googleドライブ】Googleスプレッドシートなどのファイルを管理できる電子署名の準備：クラウド型電子署名サービス
契約書など、対外的に扱う文書は、クラウドサービスとして提供されている電子署名サービスを活用するのがおすすめです。ブラウザーを使ってアクセスするだけで、押印の依頼をしたり、押印の状況を確認したり、契約が済んだ文書を保管したりできます。電子証明書をサービス事業者が用意してくれるので、個人で証明書や特別な機器を用意しなくてもすぐに利用できます。
電子署名の概要【HINT！】無料で使い始めることができる クラウド型電子署名サービスの多くは、無料で使えるプランを用意しています。利用できる期間が限られていたり、署名依頼できる件数が月に2～10件ほどに限られていたり、高度なセキュリティ機能や管理機能が省かれている場合がありますが、メールアドレスなどでアカウントを登録するだけですぐに使い始めることができます。手軽に「はんこレス」を体験してみたい場合はもちろん、小規模な企業や個人事業主、企業に所属する個人が普段の業務に使うケースにも十分なサービスです。
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